Niezbędnik
Tokio 2020




PKOl przedstawia dziennikarski niezbędnik dla wszystkich przedstawicieli mediów, którzy będą obsługiwać Igrzyska XXXII Olimpiady Tokio 2020. Informujemy, że będzie on na bieżąco aktualizowany.



Niezbędnik Tokio 2020 – nr 2


Spotkanie online dotyczące Poradnika wydanego przez MKOl

Biuro wsparcia organizacji Igrzysk XXXII Olimpiady Tokio 2020 organizuje spotkanie dla akredytowanych dziennikarzy, które poświęcone zostanie wydanemu przez Międzynarodowy Komitet Olimpijski Poradnikowi (Playbook). Spotkanie to odbędzie się online 10 lutego w godzinach 20:00-21:30 czasu japońskiego, czyli 12:00-13:30 czasu środkowoeuropejskiego. Ma na celu przedstawienie zasad, które pozwolą zapewnić bezpieczną organizację Igrzysk Olimpijskich w Tokio. W spotkaniu wezmą udział przedstawiciele Międzynarodowego Komitetu Olimpijskiego, będzie również możliwość zadawania pytań.

Zaproszenie z detalami dotyczącymi tego, jak zapisać się na to spotkanie zostało wysłane do akredytowanych mediów oraz jest dostępne w Press Operations Extranet. Liczba uczestników jest limitowana, a o możliwości uczestnictwa będzie decydowała kolejność zgłoszeń.

Zakwaterowanie

Informacje dotyczące rezerwacji zostały bezpośrednio wysłane do akredytowanych mediów. Plany przydziału zakwaterowania zostaną opublikowane w Systemie Zarządzania Zakwaterowaniem (Accommodation Management System – AMS) natychmiast po ich ukończeniu, a czas uzupełnienia aneksu MOU zostanie odpowiednio przedłużony.

Spektrum

Czwarte wydanie Planu Zarządzania Spektrum (Spectrum Management Plan), drugie wydanie Przewodnika Stosowania Spektrum (Spectrum Application Guide oraz zaktualizowany Przewodnik po Testach i Znakowaniu (Test&Tagging Guide) zostały opublikowane. Należy pamiętać, że jakiekolwiek wykorzystanie spektrum/widma radiowego (włączając w to wszelki sprzęt radiowy, bezprzewodowe kamery i mikrofony, przenośne radia osobiste i inne urządzenia do bezprzewodowej transmisji danych) wymagają autoryzacji ze strony Komitetu Organizacyjnego Tokio 2020 niezależnie od tego, czy licencje uzyskano w Japonii, czy poza.

Wniosek o spektrum należy złożyć poprzez Portal Zamówień Spektrum (Spectrum Order Portal) w Systemie Rate Card. Wszystkie złożone dotychczas wnioski zostały rozpatrzone. Nadzwyczajny okres składania wniosków został ponownie otwarty 1 lutego 2021, a organizatorzy apelują o możliwie jak najszybsze aplikacje.

Więcej szczegółów dostępnych jest pod linkiem: https://tokyo2020.org/en/organising-committee/environmental-arrangement/

Nadzwyczajne terminy składania wniosków

Okres składania wnioskówHarmonogram powiadomień
01.02-05.09.2021Od 01.05.2021

Niezbędnik Tokio 2020 – nr 1


Najważniejsze aktualizacje

Środki zapobiegawcze dotyczące koronawirusa

Zostały powołane specjalne jednostki, które opracowują środki zapobiegawcze dotyczące koronawirusa. W związku z tym, że sytuacja jest zmienna ciężko na chwilę obecną powiedzieć, jak będą one wyglądały. Organizatorzy zapewniają jednak, że będą starali uniknąć obecnie obowiązującej 14-dniowej kwarantanny oraz, że pełny przewodnik z dokładnie opisanymi środkami bezpieczeństwa zostanie sporządzony po przeprowadzeniu obszernych badań, w maju 2021 r.  

Rezygnacja z przyznanej akredytacji

W przypadku rezygnacji z przyznanej akredytacji prosimy niezwłocznie skontaktować się z Polskim Komitetem Olimpijskim na adres mailowy: akredytacje@pkol.pl.

Przyloty i wyloty

Akredytowanych dziennikarzy zachęca się, aby zalogowali się do systemu ADS (Arrivals and Departures Information System), który w przypadku Igrzysk XXXII Olimpiady Tokio 2020 będzie pełnił wyjątkowo znaczącą rolę i pomoże w przygotowaniu się do dodatkowych procedur na lotnisku związanych z COVID-19.

Transport

System transportowy pozostanie niemal niezmienny w odniesieniu do tego planowanego na rok 2020. Wszelkie istotne modyfikacje zostaną uwzględnione
w odrębnym przewodniku, który zostanie opublikowany wiosną 2021 r.

Zakwaterowanie

Zespół Tokio 2020 odpowiedzialny za zakwaterowanie zajął się negocjacjami z japońskimi hotelami, aby udostępnione przez nich na 2020 r. pokoje pozostały bez zmian na rok 2021. Członkowie tego zespołu będą się indywidualnie kontaktowali z redakcjami w sprawie akceptacji wstępnego planu zakwaterowania.

Rate Card

Wszelkie terminy oraz warunki zamówienia Rate Card zostały szczegółowo opisane w Rate Card Ordering Portal oraz Press Operations Extranet. Wszyscy dziennikarze, którzy zdecydowali się na korzystanie z Rate Card zobligowani są do zapoznania się z nimi.

Main Press Center

Wszelkie zmiany dotyczące funkcjonowania Centrum Prasowego zostały opisane w Press Operations Extranet. Najważniejszą z nich jest zmiana terminu tzw. soft openning, który został przesunięty na 1 lipca 2021 r.

Serwis Informacji Olimpijskich (Olympic Information Service – OIS)

W związku z prawdopodobnym utrzymaniem restrykcji dotyczących dystansu społecznego Serwis Informacji Olimpijskich będzie miał w Tokio szczególne znaczenie. Na bieżąco będą do niego wprowadzane cytaty wszystkich medalistów oraz materiały audio z każdych zawodów. Na Igrzyska XXXII olimpiady Tokio 2020 zespół IOS całkowicie zrewolucjonizował system Info/myInfo, który będzie bardziej niż kiedykolwiek skupiony na newsach. Dodatkowo nowym elementem będzie live streaming z konferencji prasowych, który ze względu na ograniczenia w pokojach konferencyjnych nabierze wyjątkowe znaczenia.  Akredytowane media będą mogły zalogować się do systemu Info/myInfo zarówno spoza obiektów sportowych jak i będąc poza terytorium Tokio. Prośba o stworzenie konta w tym systemie musi być zgłoszona przez Rate Card Program.

Slajdy z prezentacji oraz Q&A  są dostępne w Press Operations Extranet. Jako Biuro Komunikacji Polskiego Komitetu Olimpijskiego serdecznie zapraszamy do logowania się w tej platformie.

Istotne zmiany dotyczące zakwaterowania

Poprawiona polityka zakwaterowania oraz kluczowe daty związane z tym tematem zostały ogłoszone 7.12.2020 r. Wszelkie szczegóły i bieżące ogłoszenia są dostępne w Systemie Zarządzania Zakwaterowaniem (Accommodation Management System – AMS). Najważniejsze korekty dotyczącą:

Umowa o Przydziale Zakwaterowania (Accommodation Allocation Agreement – AAA) i Porozumienie (Memorandum Of Understanding – MOU)

Po zakończonych negocjacjach z hotelami plan przydziału zakwaterowania zostanie wysłany przez system AMS. Wszyscy interesariusze proszeni są o zaakceptowanie tego planu i sfinalizowanie MOU maksymalnie do 29 stycznia 2021 r. Wcześniej wszyscy akredytowani dziennikarze otrzymają wezwanie do przedłużenia obowiązywania AAA o jeden rok (obecne wygasa 31 grudnia 2020 r.), na które są zobowiązani odpowiedzieć do 18 grudnia 2020 r.

Zwolnienie zarezerwowanych pokoi

Przez podpisanie MOU zainteresowane strony będą mogły bezpłatnie zwolnić
do 30% całkowitej liczby zarezerwowanych noclegów do kwietnia 2021 r.

Zmiana dat wystawiania faktur i płatności

Finalne faktury będą wystawiane od 6 kwietnia 2021 r., a ostatecznym terminem płatności jest 6 maja 2021 r.

Prośba o współpracę dotyczącą zapisu japońskich imion

Olimpijskie Źródło Danych (The Olympic Data Feed – ODF) wydało wytyczne w sprawie posługiwania się japońskimi imionami. Według stworzonego przez nich poradnika zapis japońskich imion w innych językach powinien wyglądać następująco: najpierw nazwisko, a następnie nadane imiona. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z tym poradnikiem, który mogą Państwo znaleźć w poniższym pliku:

Tokyo2020  Press Operations Extranet

Tokyo 2020 Press Operations Extranet jest platformą informacyjną dla mediów. Akretydowani dziennikarze mogą tam znaleźć m.in. szczegóły dotyczące zakwaterowania, transportu, Rate Card oraz najważniejsze daty. Jako Biuro Komunikacji Polskiego Komitetu Olimpijskiego serdecznie zapraszamy do logowania się przez stronę:

https://extranet.tokyo2020.org/press



Dane kontaktowe

Pytania ogólne: pressoperations@tokyo2020.jp

Usługi dla mediów (transport, Rate Card): pressservices@tokyo2020.jp

Zakwaterowanie: accommodation_prs@tokyo2020.jp

Akredytacje: acr.media@tokyo2020.jp

Spektrum: spectrum@tokyo2020.jp