Niezbędnik
Tokio 2020




PKOl przedstawia dziennikarski niezbędnik dla wszystkich przedstawicieli mediów, którzy będą obsługiwać Igrzyska XXXII Olimpiady Tokio 2020. Informujemy, że będzie on na bieżąco aktualizowany.

STRONGER TOGETHER
Igrzyska Olimpijskie i Igrzyska Paraolimpijskie Tokio 2020 odbędą się za dosłownie kilka miesięcy. Podczas przygotowań wszyscy napotkaliśmy wiele wyzwań, by opracować oraz zorganizować bezpieczne i udane wydarzenie tego lata. Nie możemy się doczekać momentu, w którym siła sportu i Igrzysk zjednoczy wszystkich, a sportowcy ponownie zainspirują świat. Silniejsi niż kiedykolwiek, silniejsi razem. Każdy z nas ma zadania do wykonania, byśmy mogli uczestniczyć razem w tym wydarzeniu. Zdrowie i bezpieczeństwo wszystkich uczestników jest naszym najwyższym priorytetem.
Po to powstał ten playbook – by nakreślić zasady, które pozwolą każdemu z nas uczestniczyć w bezpiecznych i udanych Igrzyskach Olimpijskich. Jeżeli uczestniczyliście w tym wydarzeniu w poprzednich latach to wiecie, że te Igrzyska będą się różnić od poprzednich pod wieloma względami. Wszystkich uczestników będą obowiązywać pewne warunki i ograniczenia, które będą wymagały waszej elastyczności i zrozumienia. Podczas procesu projektowania tych Igrzysk, wzięliśmy pod uwagę Wasze potrzeby jako akredytowanej prasy, tak byście mieli możliwość prowadzenia relacji z Igrzysk Olimpijskich Tokio 2020. Niektóre zasady opisane w tym dokumencie mogą się wydawać rygorystyczne, ale możecie być pewni, że zostały one stworzone tylko po to byście mogli pracować w bezpiecznych warunkach dla Was, sportowców i Japończyków. Bez wątpienia będziecie mieli wiele pytań. Ta, pierwsza wersja playbooka ma za zadanie przedstawić główne zasady przy budowie bardziej złożonego planu, który powstanie, gdy już będziemy mieli lepszy ogląd sytuacji.
Aktualizacje będą publikowane w kwietniu i mogą ulegać zmianom wraz ze zbliżaniem się Igrzysk. Dopilnujemy, byście mieli wszystkie potrzebne informacje jak najszybciej. Jesteśmy #SilniejsiRazem. Nasze wartości – doskonałość, przyjaźń i szacunek – doprowadzą nas do bezpiecznych i udanych Igrzysk. Jesteśmy głęboko przekonani, że jeżeli każdy z nas zobowiąże się do przestrzegania zasad tego playbooka, spotkamy się latem wszyscy razem w na niezwykłym sportowym wydarzeniu, które zapadnie w pamięć z różnych powodów. Dziękuję Wam wszystkim ze współpracę i widzimy się na Igrzyskach XXXII Olimpiady Tokio 2020.

Lucia Montanarella
Head of Olympic Games Media Operations, IOC

PORADNIK DLA PRASY: IGRZYSKA XXXII OLIMPIADY TOKIO 2020


Spotkanie online dla mediów w sprawie wydania drugiej wersji Playbooka

Druga wersja Playbooka z restrykcjami związanymi z panującą pandemią została wydana 30 kwietnia 2021 roku. Briefing dla mediów, na którym zostaną omówione aktualizacje w stosunku do pierwszej wersji Playbooka odbędzie się 7 maja od godziny 20:00 do 21:30 JST (od 13:00 do 14:30 CEST, czyli czasu obowiązującego w Polsce). Uczestnicy tego spotkania online po wysłuchaniu przedstawicieli Międzynarodowego Komitetu Olimpijskiego, Międzynarodowego Komitetu Paraolimpijskiego i Komitetu Organizacyjnego Tokio 2020 będą mieli możliwość zadawania pytań. Zaproszenie z detalami jak zarejestrować się na briefing zostało wysłane do wszystkich akredytowanych dziennikarzy i jest dostępne w Press Operations Extranet.

Zakwaterowanie

23 kwietnia 2021 roku wszystkim dziennikarzom, którzy zdecydowali się na zakwaterowanie w oficjalnych hotelach mediowych (Official Media Hotels) został zaprezentowany terminarz z ważnymi datami, który prezentuje się jak poniżej. Uprzejmie prosimy, aby odnieść się do powiadomienia, które zostało wysłane przez system AMS (Accomodation Management System), aby uzyskać dalsze informacje i sfinalizować plan zakwaterowania w trakcie Igrzysk poprzez dopełnienie aneksu (o ile nie zostało to jeszcze zrobione).

Kluczowe datyNowy ostateczny terminOstateczny termin
Zakończenie przydziału zakwaterowania i uwolnienie pokoi dla mediów10.05.202105.04.2021
Wystawienie faktury11.05.202106.04.2021
Ostateczna płatność11.06.202106.05.2021
Przesłanie listy pokojówPołowa maja-czerwiecPołowa kwietnia-czerwiec
Korygowanie salda przy końcowej płatnościOd czasu końcowej płatności (czerwiec) do nie później niż listopadaOd czasu końcowej płatności (czerwiec) w możliwie jak najszybszym terminie

W razie jakichkolwiek wątpliwości prosimy o przesyłanie zapytań pod adres: accommodation_prs@tokyo2020.jp

Zakwaterowanie dla dziennikarzy zainteresowanych takimi dyscyplinami jak baseball, softball i football

Plan rezerwacji oficjalnych hoteli mediowych (Official Media Hotels) w miastach współgospodarzy (dotyczy dyscyplin takich jak baseball, softball i football) został przedstawiony 30 kwietnia 2021 roku. Lista dostępnych hoteli i Przewodnik dotyczący zakwaterowania są dostępne w Press Operations Extranet. Uprzejmie prosimy o pobranie tych dokumentów, jeżeli są Państwo zainteresowani zarezerwowaniem hotelu, w którymś z miast współgospodarzy. Prosimy również mieć na uwadze krótki czas między wydaniem Poradnika, a ostatecznym terminem rezerwacji hoteli.

W razie jakichkolwiek wątpliwości prosimy o przesyłanie zapytań pod adres: accommodation_prs@tokyo2020.jp

Tokyo2020 Press Operations Extranet

Tokyo 2020 Press Operations Extranet jest platformą informacyjną dla mediów. Akredytowani dziennikarze mogą tam znaleźć m.in. szczegóły dotyczące zakwaterowania, transportu, Rate Card oraz najważniejsze daty. Jako Biuro Komunikacji Polskiego Komitetu Olimpijskiego serdecznie zapraszamy do rejestracji przed stronę:

https://extranet.tokyo2020.org/press

Natomiast wszystkich, którzy są już zarejestrowani zapraszamy do śledzenia bieżących informacji pod adresem:

https://tko2020.sharepoint.com/sites/pressoperations/

WAŻNE: Do rejestracji oraz logowania się w systemie PRS Extranet niezbędne jest posiadanie konta Office 365/Microsoft.


Szanowni Państwo,

przesyłam serdeczne pozdrowienia z Tokio. Chciałbym zaznaczyć, że bardzo cieszę się z tak licznej frekwencji na ostatnim briefingu, który odbył się w lutym tego roku. Dziękuję za Wasze zainteresowanie i wkład. Jednocześnie zapewniam, że dołożymy wszelkich starań, aby zorganizować bezpieczne warunki pracy w czasie Igrzysk XXXII Olimpiady Tokio 2020 oraz XVI Igrzysk Paraolimpijskich dla wszystkich dziennikarzy oraz fotoreporterów. O wszelkich postępach będziemy Was informować w kolejnych newsletterach oraz poprzez system Tokyo 2020 Press Operations Extranet.

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod adresem:

pressoperations@tokyo2020.jp

Będziemy szczęśliwi mogąc Wam pomóc.

Z wyrazami szacunku,

NISHIMURA Ryo
Szef Press Operations


Poradnik (Playbook) dla mediów

Przypominamy, że pierwsza wersja Playbooka zawierającego restrykcje związane z pandemią koronawirusa, która została omówiona na spotkaniu dla mediów 10 lutego 2021 roku jest dostępna w Tokyo 2020 Press Operations Extranet. Mogą tam Państwo znaleźć również Q&A, które pojawiły się na spotkaniu.
Playbook przedstawia zbiór zasad, które należy przestrzegać w trakcie podróży do Japonii. Szczegółowo są w nim opisane działania, których wdrożenie pozwoli zapewnić organizację bezpiecznych Igrzysk. Zasady te dotyczą zarówno podstawowych środków higienicznych jak np. maski na twarz oraz innych środków zapobiegawczych jak np. aplikacja do raportowania stanu zdrowia, czy obowiązek uzupełnienia planu aktywności na pierwsze 14 dni pobytu w Japonii. Zaktualizowana, a zarazem bardziej szczegółowa wersja Playbooka zostanie opublikowana pod koniec kwietnia bieżącego roku.

Playbook dostępny jest w systemie Press Operations Extranet oraz na stronie internetowej Komitetu Organizacyjnego Tokio 2020.

Przetłumaczona na język polski wersja Playbooka została rozesłana do wszystkich akredytowanych dziennikarzy oraz jest dostępna na stronie internetowej Polskiego Komitetu Olimpijskiego -> Playbook.

System Informacyjny Przylotów i Odlotów (Arrivals and Departures Information System – ADS)

Rozpoczęła się rejestracja kont użytkowników w systemie ADS. Wszyscy akredytowani dziennikarze proszeni są do odniesienia się do informacji, które pojawiły się w tym temacie w systemie Press Operations Extranet. ADS jest systemem internetowym, który służy do zebrania wszelkich danych dotyczących przylotów i odlotów uczestników Igrzysk XXXII Olimpiady Tokio 2020 oraz XVI Igrzysk Paraolimpijskich Tokio 2020. Prosimy zwrócić uwagę, że mimo, iż czas upływu zgłoszeń według formularza to 3 marca 2021 roku, to rejestracja wciąż jest otwarta. Aby pomóc nam w zapewnieniu skutecznych usług związanych z walidacją akredytacji i transportem, wszyscy dziennikarze proszeni są o utworzenie kont użytkownika ADS i podanie informacji o przylotach i odlotach, wprowadzając je bezpośrednio do systemu ADS lub przesyłając arkusz kalkulacyjny ADS, który zostanie udostępniony w połowie kwietnia.

Tokyo2020 Press Operations Extranet

Tokyo 2020 Press Operations Extranet jest platformą informacyjną dla mediów. Akredytowani dziennikarze mogą tam znaleźć m.in. szczegóły dotyczące zakwaterowania, transportu, Rate Card oraz najważniejsze daty.

Jako Biuro Komunikacji Polskiego Komitetu Olimpijskiego serdecznie zapraszamy do rejestracji przed stronę: https://extranet.tokyo2020.org/press

Natomiast wszystkich, którzy są już zarejestrowani zapraszamy do śledzenia bieżących informacji pod adresem: https://tko2020.sharepoint.com/sites/pressoperations/

WAŻNE: Do rejestracji oraz logowania się w systemie PRS Extranet niezbędne jest posiadanie konta Office 365/Microsoft.



Spotkanie online dotyczące Poradnika wydanego przez MKOl

Biuro wsparcia organizacji Igrzysk XXXII Olimpiady Tokio 2020 organizuje spotkanie dla akredytowanych dziennikarzy, które poświęcone zostanie wydanemu przez Międzynarodowy Komitet Olimpijski Poradnikowi (Playbook). Spotkanie to odbędzie się online 10 lutego w godzinach 20:00-21:30 czasu japońskiego, czyli 12:00-13:30 czasu środkowoeuropejskiego. Ma na celu przedstawienie zasad, które pozwolą zapewnić bezpieczną organizację Igrzysk Olimpijskich w Tokio. W spotkaniu wezmą udział przedstawiciele Międzynarodowego Komitetu Olimpijskiego, będzie również możliwość zadawania pytań.

Zaproszenie z detalami dotyczącymi tego, jak zapisać się na to spotkanie zostało wysłane do akredytowanych mediów oraz jest dostępne w Press Operations Extranet. Liczba uczestników jest limitowana, a o możliwości uczestnictwa będzie decydowała kolejność zgłoszeń.

Zakwaterowanie

Informacje dotyczące rezerwacji zostały bezpośrednio wysłane do akredytowanych mediów. Plany przydziału zakwaterowania zostaną opublikowane w Systemie Zarządzania Zakwaterowaniem (Accommodation Management System – AMS) natychmiast po ich ukończeniu, a czas uzupełnienia aneksu MOU zostanie odpowiednio przedłużony.

Spektrum

Czwarte wydanie Planu Zarządzania Spektrum (Spectrum Management Plan), drugie wydanie Przewodnika Stosowania Spektrum (Spectrum Application Guide oraz zaktualizowany Przewodnik po Testach i Znakowaniu (Test&Tagging Guide) zostały opublikowane. Należy pamiętać, że jakiekolwiek wykorzystanie spektrum/widma radiowego (włączając w to wszelki sprzęt radiowy, bezprzewodowe kamery i mikrofony, przenośne radia osobiste i inne urządzenia do bezprzewodowej transmisji danych) wymagają autoryzacji ze strony Komitetu Organizacyjnego Tokio 2020 niezależnie od tego, czy licencje uzyskano w Japonii, czy poza.

Wniosek o spektrum należy złożyć poprzez Portal Zamówień Spektrum (Spectrum Order Portal) w Systemie Rate Card. Wszystkie złożone dotychczas wnioski zostały rozpatrzone. Nadzwyczajny okres składania wniosków został ponownie otwarty 1 lutego 2021, a organizatorzy apelują o możliwie jak najszybsze aplikacje.

Więcej szczegółów dostępnych jest pod linkiem: https://tokyo2020.org/en/organising-committee/environmental-arrangement/

Nadzwyczajne terminy składania wniosków

Okres składania wnioskówHarmonogram powiadomień
01.02-05.09.2021Od 01.05.2021


Najważniejsze aktualizacje

Środki zapobiegawcze dotyczące koronawirusa

Zostały powołane specjalne jednostki, które opracowują środki zapobiegawcze dotyczące koronawirusa. W związku z tym, że sytuacja jest zmienna ciężko na chwilę obecną powiedzieć, jak będą one wyglądały. Organizatorzy zapewniają jednak, że będą starali uniknąć obecnie obowiązującej 14-dniowej kwarantanny oraz, że pełny przewodnik z dokładnie opisanymi środkami bezpieczeństwa zostanie sporządzony po przeprowadzeniu obszernych badań, w maju 2021 r.  

Rezygnacja z przyznanej akredytacji

W przypadku rezygnacji z przyznanej akredytacji prosimy niezwłocznie skontaktować się z Polskim Komitetem Olimpijskim na adres mailowy: akredytacje@pkol.pl.

Przyloty i wyloty

Akredytowanych dziennikarzy zachęca się, aby zalogowali się do systemu ADS (Arrivals and Departures Information System), który w przypadku Igrzysk XXXII Olimpiady Tokio 2020 będzie pełnił wyjątkowo znaczącą rolę i pomoże w przygotowaniu się do dodatkowych procedur na lotnisku związanych z COVID-19.

Transport

System transportowy pozostanie niemal niezmienny w odniesieniu do tego planowanego na rok 2020. Wszelkie istotne modyfikacje zostaną uwzględnione
w odrębnym przewodniku, który zostanie opublikowany wiosną 2021 r.

Zakwaterowanie

Zespół Tokio 2020 odpowiedzialny za zakwaterowanie zajął się negocjacjami z japońskimi hotelami, aby udostępnione przez nich na 2020 r. pokoje pozostały bez zmian na rok 2021. Członkowie tego zespołu będą się indywidualnie kontaktowali z redakcjami w sprawie akceptacji wstępnego planu zakwaterowania.

Rate Card

Wszelkie terminy oraz warunki zamówienia Rate Card zostały szczegółowo opisane w Rate Card Ordering Portal oraz Press Operations Extranet. Wszyscy dziennikarze, którzy zdecydowali się na korzystanie z Rate Card zobligowani są do zapoznania się z nimi.

Main Press Center

Wszelkie zmiany dotyczące funkcjonowania Centrum Prasowego zostały opisane w Press Operations Extranet. Najważniejszą z nich jest zmiana terminu tzw. soft openning, który został przesunięty na 1 lipca 2021 r.

Serwis Informacji Olimpijskich (Olympic Information Service – OIS)

W związku z prawdopodobnym utrzymaniem restrykcji dotyczących dystansu społecznego Serwis Informacji Olimpijskich będzie miał w Tokio szczególne znaczenie. Na bieżąco będą do niego wprowadzane cytaty wszystkich medalistów oraz materiały audio z każdych zawodów. Na Igrzyska XXXII olimpiady Tokio 2020 zespół IOS całkowicie zrewolucjonizował system Info/myInfo, który będzie bardziej niż kiedykolwiek skupiony na newsach. Dodatkowo nowym elementem będzie live streaming z konferencji prasowych, który ze względu na ograniczenia w pokojach konferencyjnych nabierze wyjątkowe znaczenia.  Akredytowane media będą mogły zalogować się do systemu Info/myInfo zarówno spoza obiektów sportowych jak i będąc poza terytorium Tokio. Prośba o stworzenie konta w tym systemie musi być zgłoszona przez Rate Card Program.

Slajdy z prezentacji oraz Q&A  są dostępne w Press Operations Extranet. Jako Biuro Komunikacji Polskiego Komitetu Olimpijskiego serdecznie zapraszamy do logowania się w tej platformie.

Istotne zmiany dotyczące zakwaterowania

Poprawiona polityka zakwaterowania oraz kluczowe daty związane z tym tematem zostały ogłoszone 7.12.2020 r. Wszelkie szczegóły i bieżące ogłoszenia są dostępne w Systemie Zarządzania Zakwaterowaniem (Accommodation Management System – AMS). Najważniejsze korekty dotyczącą:

Umowa o Przydziale Zakwaterowania (Accommodation Allocation Agreement – AAA) i Porozumienie (Memorandum Of Understanding – MOU)

Po zakończonych negocjacjach z hotelami plan przydziału zakwaterowania zostanie wysłany przez system AMS. Wszyscy interesariusze proszeni są o zaakceptowanie tego planu i sfinalizowanie MOU maksymalnie do 29 stycznia 2021 r. Wcześniej wszyscy akredytowani dziennikarze otrzymają wezwanie do przedłużenia obowiązywania AAA o jeden rok (obecne wygasa 31 grudnia 2020 r.), na które są zobowiązani odpowiedzieć do 18 grudnia 2020 r.

Zwolnienie zarezerwowanych pokoi

Przez podpisanie MOU zainteresowane strony będą mogły bezpłatnie zwolnić
do 30% całkowitej liczby zarezerwowanych noclegów do kwietnia 2021 r.

Zmiana dat wystawiania faktur i płatności

Finalne faktury będą wystawiane od 6 kwietnia 2021 r., a ostatecznym terminem płatności jest 6 maja 2021 r.

Prośba o współpracę dotyczącą zapisu japońskich imion

Olimpijskie Źródło Danych (The Olympic Data Feed – ODF) wydało wytyczne w sprawie posługiwania się japońskimi imionami. Według stworzonego przez nich poradnika zapis japońskich imion w innych językach powinien wyglądać następująco: najpierw nazwisko, a następnie nadane imiona. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z tym poradnikiem, który mogą Państwo znaleźć w poniższym pliku:

Tokyo2020  Press Operations Extranet

Tokyo 2020 Press Operations Extranet jest platformą informacyjną dla mediów. Akretydowani dziennikarze mogą tam znaleźć m.in. szczegóły dotyczące zakwaterowania, transportu, Rate Card oraz najważniejsze daty. Jako Biuro Komunikacji Polskiego Komitetu Olimpijskiego serdecznie zapraszamy do logowania się przez stronę:

https://extranet.tokyo2020.org/press



Dane kontaktowe

Pytania ogólne: pressoperations@tokyo2020.jp

Usługi dla mediów (transport, Rate Card): pressservices@tokyo2020.jp

Zakwaterowanie: accommodation_prs@tokyo2020.jp

Akredytacje: acr.media@tokyo2020.jp

Spektrum: spectrum@tokyo2020.jp